Bicara tentang organisasi, setidaknya terdapat dua hal yang menjadi perhatian: struktur dan program. Struktur menentukan bagaimana koordinasi dan pembagian porsi tugas antar setiap anggota di organisasi. Program menunjukkan apa yang organisasi kerjakan. Untuk dapat menjaga ketegasan struktur dan keberjalanan program, diperlukan integritas dan integrasi. Berikut merupakan apa yang dilakukan Prakarsa untuk memenuhi keduanya: demarkasi dan pengimplementasian pendekatan kerja ala Prakarsa.
Integritas: Demarkasi sebagai batasan
Untuk menjaga keutuhan organisasi, Prakarsa memberikan banyak garis pemisah yang membagi posisi, wewenang, dan tugas, atau kita sebut sebagai demarkasi. Demarkasi dalam organisasi merupakan suatu hal yang membentuk tubuh organisasi, termasuk di dalamnya derajat pengaruh dan kontrol (Santos dan Eisenhardt dalam Santos dan Eisenhardt, 2005). Demarkasi dapat mempengaruhi identitas, hubungan, dan berbagai perangkat aturan yang berlaku.
Prakarsa menerapkan demarkasi sejak dari struktur organisasi hingga pembagian fungsi. Paparan yang diberikan oleh Prakarsa menunjukkan adanya pembagian fungsi dan struktur yang dilakukan secara terbuka dan tegas. Hal ini dapat dilihat dari perbedaan jelas dalam peran hingga kewenangan antara Board Members dan Executives. Board Members, atau yang umumnya dikenal sebagai komisaris atau dewan penasihat, memiliki peran yang bersifat “luar”, seperti: membantu promosi program, melakukan fundraising, hingga mengevaluasi kinerja internal. Di sisi lain, Executives, atau yang umumnya dikenal sebagai pengurus utama,melakukan peran yang lebih bersifat “dalam”, seperti: pelaksanaan riset, program, dan advokasi.
Hal menarik yang muncul dari Prakarsa adalah kewenangan dan batasan (dos and don’ts) yang pasti antara kedua posisi tersebut. Intervensi Board Members dalam kegiatan harian organisasi masuk sebagai satu dari sekian poin yang ada dalam daftar don’ts, menegaskan peran mereka yang lebih bersifat eksternal. Menyusun rencana strategis bersama direktur, menilai kerja organisasi dan direktur, serta memberikan saran substantif dan strategis merupakan beberapa yang masuk ke dalam kewenangan (dos) Board Members.
Kewenangan dan batasan ini juga berlaku bagi Executives. Dalam pemaparannya, hal yang tidak boleh dilakukan oleh Executives umumnya berkaitan dengan pengabaian keterlibatan pengurus, seperti: pengambilan keputusan strategis dan pemaparan tantangan organisasi. Selain itu, mereka juga tidak boleh menggantungkan tugas-tugas yang sifatnya eksternal kepada pengurus organisasi, seperti fundraising dan networking.
Integrasi lewat pendekatan kerja organisasi
Adanya demarkasi membuat organisasi terlihat kaku. Namun, hal ini tidak terjadi dalam Prakarsa. Pembagian peran dan fungsi yang jelas memampukan mereka untuk menjadi lebih efisien dalam melakukan pembagian kerja dan kolaborasi. Kolaborasi sendiri bahkan menjadi satu dan empat poin pendekatan kerja Prakarsa. Tiga poin lainnya, yakni: inovatif, berbasis bukti dan kolektif.
Dengan porsi dan perannya masing-masing, Prakarsa berusaha menerapkan keempat poin pendekatan kerja tersebut dalam seluruh program. Contohnya dalam pelaksanaan riset peneliti diminta untuk memastikan desain riset yang tepat, reliabel, valid, dan dapat direplikasi. Untuk memenuhi kewajiban tersebut, mereka diberi kewenangan untuk mengakses dan menggunakan sebanyak mungkin alternatif metode yang sesuai. Selain itu adanya kesempatan belajar bagi anggota organisasi juga diharapkan mampu mendorong anggota untuk dapat meningkatkan partisipasi mereka dalam berinovasi.
Untuk berkontribusi langsung pada masalah sosial dan/atau lingkungan, kita harus memaksimalkan peran setiap anggota dalam organisasi. Untuk mengetahui seberapa maksimal peran tersebut dan bagaimana kolaborasi bisa dihasilkan, organisasi perlu kejelasan fungsi dan struktur.
Artikel ini merupakan rangkuman dari Peer Learning September 2021. Terima kasih kepada Bapak AH Maftuchan (Direktur Eksekutif Perkumpulan PRAKARSA) atas materi dan cerita yang dibagikan dalam kegiatan tersebut.
Tentang organisasi:
Prakarsa merupakan Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) yang berfokus pada penelitian dan aktivitas mengenai kebijakan peningkatan kesejahteraan dalam 3 sektor utama, yaitu: kebijakan fiskal, kebijakan sosial, dan pembangunan berkelanjutan. Informasi lebih jelas mengenai Prakarsa dapat diakses di http://theprakarsa.org/.
Sumber:
Santos, F. M., & Eisenhardt, K. M. (2005). Organizational Boundaries and Theories of Organization. Organization Science, 16(5), 491–508. http://www.jstor.org/stable/25145988
