Pada artikel sebelumnya membahas kiat-kiat melalui indikator keberhasilan yang perlu diketahui sebelum mengelola keuangan strategis. Ini juga termasuk apa itu mengelola keuangan strategis yang merupakan proses memastikan kumpulan angka-angka yang ada dalam laporan keuangan teman-teman OMS dapat menjadi salah satu cara mengambil keputusan strategis di OMS. Maka pada artikel ini, teman-teman OMS akan menemukan informasi singkat secara bertahap mengenai proses keuangan strategis bagi Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) di Indonesia.

Secara umum terdapat 4 proses utama mengelola keuangan strategis. Dari proses penganggaran strategis, siklus keuangan strategis, pembentukan cadangan, kesehatan keuangan—keempat proses ini menjadi dasar menganalisa laporan keuangan pada OMS.

Penganggaran Strategis

Esensi dari proses ini adalah memastikan perencanaan anggaran yang mencakup keseluruhan kegiatan OMS, sehingga fungsi anggaran dapat berjalan dengan baik.

Bagaimana praktiknya?

Ada beberapa jenis budget yang komprehensif. Bapak Hadi Prayitno, Ak., CA. sebagai konsultan keuangan spesialisasi nonprofit yang mengisi pelatihan pada topik ini, menjelaskan bahwa komprehensif di sini dalam membuat anggaran dapat dimisalkan sebagai berikut: membuat taksiran atau perkiraan anggaran selama setahun penuh (forecast budget), tetapi juga membuat rincian biaya tiap bulannya karena nominalnya akan berbeda.

Lalu, OMS juga dapat membuat anggaran yang memuat perubahaan biaya yang tidak berhubungan langsung dengan program organisasi (variable budget), misal biaya administrasi, pemasaran, dan lain lain. Bapak Hadi menyarankan untuk tidak bergantung seutuhnya pada bantuan dana dari donor, biasanya hanya 10% sampai 20% saja. Selain itu, jika mengalokasikan donor pada jenis budget ini, teman-teman OMS dapat memaksimalkan anggaran pada batasan yang ditentukan oleh pendonor daripada mengacu pada jumlah anggaran sebenarnya–jika anggaran tersebut masih di bawah batasan yang ditentukan.

Untuk bisa mempraktikkan kedua hal di atas, teman-teman OMS harus mengolah data dan informasi untuk menemukan nilai perkiraan tahunan dalam menyusun anggaran (statistic analysis). Nantinya, statistic analysis akan terpakai saat mengevaluasi penggunaan anggaran program.

Dan terakhir, ada budget report yaitu laporan mengenai realisasi pelaksanaan anggaran yang lengkap sehingga teman-teman dapat mengetahui kekurangan maupun penyimpangan. Ke depannya ini dapat menciptakan proses birokrasi untuk pengajuan dana; karena semua pengajuan harus berbasis anggaran yang tercantum.

Dalam proses ini, Bapak Hadi juga berbagi beberapa “mitos” overhead. Di antaranya adalah istilah overhead dan indirect cost keduanya merupakan operational cost, tetapi dalam laporan penggunaan istilah indirect cost lebih sejalan dengan persepsi donor. Lalu, dengan penyajian laporan menggunakan ISAK 35 untuk OMS di Indonesia, terdapat indirect cost yang juga dapat dikenal sebagai core grants, yang perlu dicantumkan sehingga tidak bisa seutuhnya dibebankan pada donor.

Siklus Keuangan Strategis

Ada tiga tahapan yang harus dilalui pada proses ini: penerimaan, pengeluaran, dan pelaporan.

Pada tahapan penerimaan, ada dua jenis sumber penerimaan yaitu sumbangan (pendapatan/revenue) berupa donasi, hibah, atau bantuan, serta non-sumbangan (penghasilan/income) berupa layanan, penyewaan fasilitas, dan hasil investasi.

Sedangkan, ada tiga jenis dalam tahap pengeluaran, yaitu biaya program (project cost), pencarian dana (fundraising cost), dan manajemen umum (general management cost).

Dan terakhir mengenai pelaporan dalam ISAK 35, ada tiga level atau tingkatan dalam kategori penerimaan untuk laporan penghasilan komprehensif. Ketiga level ini adalah: level 1, klasifikasi penerimaan, beban; level 2 klasifikasi penerimaan melalui pendapatan, penghasilan, dan komprehensif lainnya, lalu biaya yaitu biaya operasional, pencarian dana, program, dan lain-lain sesuai catatan E ISAK35; dan Level 3, berupa pendapatan melalui dana hibah, sumbangan, dll, ada penghasilan yang berasal dari hasil investasi, layanan/jasa, dll, serta komprehensif lainnya seperti aset neto berakhir batasannya, dan penerimaan lain-lain.

Bahasan mengenai laporan keuangan ini dapat dipahami dalam 4 komponen, yaitu: (1) laporan posisi yang berfungsi menyediakan informasi tentang posisi dan kondisi aset, liabilitas, dan aset neto organisasi per tanggal pelaporan; (2) laporan komprehensif untuk menyediakan informasi tentang hubungan antar transaksi, dan peristiwa lainnya, serta penggunaan sumber daya yang dibatasi dan tidak dibatasi penggunaannya; (3) laporan perubahan aset neto untuk menyajikan informasi naik/ turunnya aset neto yang berasal dari aktivitas utama lainnya selama periode pelaporan sesuai karakteristik aset neto; dan terakhir (4) laporan arus kas yang berguna untuk menyajikan informasi tentang lalu lintas kas dan setara kas organisasi selama periode pelaporan.

Pembentukan Cadangan

Dalam artikel sebelumnya sudah dijelaskan bahwa terdapa 2 jenis cadangan untuk “mengapitalisme” keuangan di OMS, operating reserve dan change captital. Hal ini dilakukan untuk menjaga kegiatan usaha dalam kondisi keuangan yang sehat dengan menyediakan tabungan untuk menangani pengeluaran di masa depan.

Bentuk praktik dari operating reserve atau LUNA (Liquid Unrestricted Net Assets) yang bertujuan memenuhi kebutuhan operasional harian dan juga yang bersifat tidak terduga. Salah satunya dengan mengalokasikan dana untuk membiayai operasional kantor selama tidak ada kegiatan/kerja sama dengan pihak ketiga termasuk donor. Cara menghitung LUNA cukup mudah jika teman-teman sudah melengkapi dan mengolah data keuangan dalam OMS, yaitu dapat dilihat di bawah ini:

LUNA = Aset netto tidak terikat (tanpa pembatasan) - Aset tetap

Sedangkan mempraktikkan change capital ini dengan menyediakan dua jenis dana. Pertama, specific reserve fund untuk menyediakan dana dengan tujuan spesifik seperti pertumbuhan dan ekspansi, inovasi, pembelian asset. Lalu yang kedua, building and land fund yang bertujuan untuk pembelian tanah; misal dengan memiliki kantor sendiri, atau bangunan yang dapat digunakan untuk mengurangi biaya, memperoleh pendapatan sewa, dan meningkatkan kredibilitas OMS itu sendiri misal dengan membangun learning center, memiliki dana abadi, dsb.

Kesehatan Keuangan

Pada ketiga proses sebelumnya membahas upaya mengelola keuangan strategis. Namun, dalam proses ini menitikberatkan maksud dari pengelolaan keuangan strategis itu sendiri, yaitu mengecek data keuangan OMS secara keseluruhan dan mengukur kesehatan keuangan OMS teman-teman sebagai cara menentukan keputusan strategis organisasi.

Terdapat dua parameter dalam mengukur kesehatan keuangan di OMS yang akan menjadi acuan utama dalam analisa laporan keuangan. Pertama, ada indikator trend dan likuiditas keuangan. Pada indikator ini ada dua cara ukur yaitu dengan perbandingan (common size) horizontal dan vertikal, serta rasio menggunakan likuiditas jika OMS memiliki lini bisnis/usaha.

Lalu yang kedua, terdapat 6 indikator kesehatan keuangan. Ada donor dependency atau tingkat ketergantungan pada pendanaan dari donor. Serta, operating reserves (LUNA), change capital, resource mobilization & communications investment yaitu kemampuan investasi untuk memanfaatkan sumber daya dan relasi. Ada pula core mission support investment atau core grants. Terakhir, terdapat budget variances, yaitu kemampuan OMS dalam mencapai target perencanaan yang telah ditetapkan tiap tahunnya.

Berdasarkan data keuangan yang ada di OMS, keenam indikator ini dapat digunakan sebagai acuan indikasi sehat atau tidaknya keuangan organisasi. Terdapat tiga level asumsi sehat dan sakitnya keuangan OMS yaitu: aman ditandai dengan warna hijau, perlu perhatian dengan warna kuning, dan segera ambil tindakan dengan warna merah.

Dalam level aman, sebuah OMS bergantung kurang dari 20% pada dana donor, memiliki rata-rata LUNA 3 hingga 6, change capital sebanyak 50% hingga 100%, investasi komunikasi dan sumber daya untuk kantor sebanyak 15% hingga 20%, core grants sebanyak 15% hingga 25%, dan variasi budget sebanyak 10% ke bawah.

Lalu, untuk level segera ambil tindakan bagi OMS adalah saat sudah bergantung lebih dari 50% pada dana donor, memiliki rata-rata LUNA di bawah 1, change capital di bawah 10%, investasi komunikasi dan sumber daya untuk kantor juga di bawah 10%, core grants juga lagi-lagi di bawah 10%, dan variasi budget sebanyak 20% ke atas.

Sedangkan untuk level perlu perhatian ada di antara atau di tengah-tengah dari ukuran yang ada pada kedua level di atas. Hasil analisa keuangan ini akan beragam pada tiap indikatornya, tidak melulu warna hijau semua atau merah semua (walaupun juga bisa saja ada situasi seperti ini!), semua bergantung pada cara teman-teman mengelola keuangan di OMS secara strategis.Bacaan lebih lanjut mengenai topik ini dapat teman-teman OMS temukan di modul kami di sini!